Službena putovanja zaposlenih predstavljaju uobičajen deo poslovanja, ali za računovodstvo i poreske organe ona su često predmet stroge kontrole. Da bi se troškovi puta priznali kao rashod u poreskom bilansu, a isplaćene dnevnice ostale u neoporezivoj zoni, ključno je poznavanje Zakona o porezu na dohodak građana i pratećih uredbi.
Pravilno dokumentovanje i striktno poštovanje satnice jedini su način da izbegnete naknadno oporezivanje ovih isplata kao “drugih prihoda” zaposlenog.
1. Temelj svakog putovanja: Putni nalog i putni račun
Nijedna isplata dnevnica ne može biti opravdana bez ispravno popunjenog putnog naloga. Poreska uprava ne priznaje usmene dogovore niti same izvode iz banke kao dokaz.
- Nalog za službeno putovanje: Mora biti izdat u pisanoj formi pre nego što zaposleni krene na put. Sadrži ime zaposlenog, cilj i mesto putovanja, planirano vreme boravka, prevozno sredstvo i odobrenje ovlašćenog lica.
- Putni račun: Podnosi se u roku od nekoliko dana po povratku sa puta (rok se definiše opštim aktom firme). Uz njega se obavezno prilažu dokazi o troškovima: računi za smeštaj, karte za prevoz, računi za gorivo i putarine.
2. Dnevnice za službeno putovanje u zemlji
Dnevnica u zemlji pokriva troškove ishrane i snalaženja na terenu, dok se smeštaj i prevoz nadoknađuju u punom iznosu prema priloženim računima.
- Neoporezivi limit: Aktuelni neoporezivi iznos dnevnice za putovanje u zemlji iznosi 3.471 dinar po danu.
- Pravilo satnice:Za putovanje koje traje između 8 i 12 sati, zaposlenom pripada pola dnevnice.Za putovanje koje traje duže od 12 sati, isplaćuje se puna dnevnica.Ako put traje manje od 8 sati, pravo na dnevnicu ne postoji, ali se dokumentovani troškovi prevoza i dalje priznaju.
3. Dnevnice za službeno putovanje u inostranstvo
Obračun inostranih dnevnica je kompleksniji jer direktno zavisi od trenutka prelaska državne granice.
- Neoporezivi limit: Maksimalni neoporezivi iznos za inostranstvo je 90 evra po danu. Važno je naglasiti da firma svojim opštim aktom može propisati i manji iznos (npr. 50 evra), ali sve preko 90 evra podleže oporezivanju.
- Prelazak granice (utvrđivanje satnice):Kopneni saobraćaj: Vreme provedeno u inostranstvu računa se od trenutka prelaska domaće granice pri odlasku, do trenutka ponovnog prelaska domaće granice pri povratku.Avionski saobraćaj: Vreme se računa od trenutka poletanja aviona sa domaćeg aerodroma, do trenutka sletanja aviona na domaći aerodrom.
- Kombinovanje satnice: Ako putovanje u inostranstvo ukupno traje duže od 12 sati, pripada se cela inostrana dnevnica. Ako traje između 8 i 12 sati, pripada polovina. Vreme provedeno u zemlji (do granice i od granice) sabira se posebno i za njega važe domaća pravila satnice.
4. Šta ako firma isplati više od neoporezivog limita?
Poslodavac ima zakonsko pravo da zaposlenom isplati dnevnicu u iznosu većem od propisanih 3.471 dinar u zemlji ili 90 evra u inostranstvu. Međutim, razlika iznad neoporezivog iznosa se oporezuje.
Na tu razliku obračunava se i plaća porez na zarade po stopi od 10%. Osnovicu za porez čini bruto iznos razlike, što znači da je pre isplate potrebno izvršiti takozvano “preračunavanje na bruto”.
Ključni savet za kraj
U praksi se najčešće greši kod nepreciznog upisivanja sati polaska i povratka na putnom nalogu, što inspekcija lako uočava upoređivanjem sa vremenom na računima za gorivo, putarine ili hotelski smeštaj. Usklađenost satnice na svim dokumentima je prva linija odbrane vaše firme od poreskih kazni.